Tietosuojaseloste

Tämä on Tilaa taiteilijuuteen -hankkeen tietosuojaseloste. Tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja hankkeeseen osallistuvista ihmisistä sekä verkkosivumme käyttäjistä kerätään ja mitä henkilötiedoilla tehdään. 

Seloste on voimassa 30.6.2023 alkaen. 

 

1. Rekisterinpitäjä

Kulttuuria kaikille -palvelu / Yhdenvertaisen kulttuurin puolesta ry 

Y-tunnus: 2549710-5 

Osoite: Tallberginkatu 1 / 48, 00180 Helsinki 

 

2. Tietosuojavastaava ja yhteyshenkilö rekisteriin liittyvissä asioissa

Salla Fagerström: salla.fagerstrom@cultureforall.fi

Voit kysyä yhteyshenkilöltä lisätietoa tästä selosteesta tai henkilötietojesi käytöstä. 

Rekisteristä vastaa Kulttuuria kaikille -palvelun toiminnanjohtaja Rita Paqvalén. 

 

3. Mihin tarkoituksiin rekisteriä käytetään?

Henkilötietojesi käyttö perustuu siihen, että olet hankkeessa mukana oleva henkilö, yhteistyökumppanimme tai asiakkaamme. Se voi perustua myös siihen, että olemme tehneet kanssasi sopimuksen. Lisäksi voit antaa meille suostumuksesi käyttää tietojasi. Voimme käyttää tietojasi myös siksi, että tarvitsemme niitä verkkosivujen toimintaan tai viestintään. 

Käytämme henkilötietojasi, jos olet itse esimerkiksi ilmoittautunut tapahtumaamme. Lisäksi käytämme tietojasi, jos olet yhteistyökumppanimme tai olet ilmoittanut, että haluat  saada hanketta koskevaa tietoa. 

Tietojasi käytetään kutsujen ja tiedotteiden lähettämiseen, hankkeen tiedottamiseen ja hankkeen yhteydenpitoon ja palveluun. Sinulle saatetaan lähettää myös kyselyjä. 

Tietojasi ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

4. Minkälaisia tietoja rekisteri sisältää?

Rekisterimme sisältää yhteystietosi: vähintään nimesi ja sähköpostiosoitteesi. 

Lisäksi saatamme kerätä tarvittaessa seuraavia tietoja: 

• henkilön edustama organisaatio 

• ammatti- tai tehtävänimike 
• toimiala 
• lähiosoite 
• postinumero, postitoimipaikka ja maa 
• puhelinnumero 

• verkkosivun osoite 
• viestinnän kieli 
• henkilön edustama taiteenala 
• tiedot yhdistyksen henkilölle lähettämistä laskuista 
• henkilön omissa tai organisaationsa nimissä antamat kysely- tai tutkimusvastaukset 

• kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja 
• tietojen tallennuksen ajankohta ja lokitiedot 
• tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista 
• erityisruokavalio (esim. tapahtumailmoittautumiset) 
• valokuvia 

• CV (vain rekrytointi) 
• verokortti (vain henkilöstö ja palkkionsaajat) 
• henkilötunnus (vain henkilöstö ja palkkion tai apurahan saajat) 
• muut asiakas- tai yhteistyösuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot sekä kaikki muut sivuston tai palvelumme kannalta tarpeelliset tiedot. 

 

5. Mistä keräämme tiedot

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääasiassa sinulta itseltäsi esimerkiksi verkkosivuille linkitetyillä lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, palautelomakkeella, muilla tietolomakkeilla, henkilökohtaisista tapaamisista ja muista tilanteista, joissa sinä luovutat itse meille tietojasi. 

Lisäksi poimimme itse tarvittaessa julkisilta listoilta tai verkkosivuilta kulttuurialan toimijoiden, median tai julkishallinnon yhteystietoja, joita tarvitaan yhteydenpitoon ja tiedotustoimintaan. Joitain julkisia tietoja, kuten y-tunnus, voidaan hakea rekisteriin internetistä esimerkiksi laskutusta varten. 

6. Miten suojaamme henkilötiedot

Henkilötiedot kerätään tietokantoihin ja palvelimellemme. Jotkut tiedot säilytetään paperiarkistossa. Tietokannat, paperit, tiedostot ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja ne on suojattu palomuureilla, salasanoilla sekä muilla teknisillä keinoilla. Tiedot sijaitsevat Suomessa.

Tietoihin pääsevät vain ne Kulttuuria kaikille -palvelun, Kulttuuriyhdistys Suomen EUCREAn ja Aineen taidemuseon työntekijät, joiden työhön tietojen käsittely kuuluu. Lisäksi tietoihin pääsevät sellaiset henkilöt, joilta Kulttuuria kaikille -palvelu, Kulttuuriyhdistys Suomen EUCREA ja Aineen taidemuseo ostaa esimerkiksi kirjanpitoa ja palveluiden ylläpitoa. Kaikilla näillä henkilöillä on velvollisuus pitää tiedot salassa. Tietoja ei siis saa kertoa kenellekään. 

Esimerkki: Vain palkkion maksun yhteyshenkilö ja toiminnanjohtaja tai museonjohtaja sekä kirjanpitäjä käsittelevät palkkion maksuun liittyviä henkilötietoja. 

7. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tiedottamisen, asiakassuhteen ja sopimusten toteutumisen, hankkeen yhteydenpidon ja palvelun, rekrytointiprosessin, tai palkan tai palkkion maksun kannalta. Lisäksi lainsäädäntö vaikuttaa siihen, kauanko säilytämme tietoja. 

Poistamme rekisteristä tietosi, kun emme enää tarvitse niitä. Esimerkiksi tapahtumien osallistujalistat ja ilmoittautumistiedot poistamme viimeistään 3 kuukauden kuluttua tapahtumasta. Rekrytointiprosessissa mukana olevat työntekijämme poistavat rekrytointiin liittyvät hakemukset, CV:t ja sähköpostit viimeistään kuukauden kuluttua rekrytointiprosessin päättymisestä. Kaikki paperille tulostetut hakemukset ja CV:t tuhotaan tietoturvallisesti.  

Voit myös koska tahansa pyytää meitä poistamaan osan tai kaikki tietosi joko jostain tai kaikista rekistereistämme. 

Voimme poistaa tietosi rekisteristä vain, jos meillä ei ole laillista pakollista syytä säilyttää niitä (kuten esimerkiksi voimassa olevaa sopimusta, kirjanpitoa tai muuta tarkoitusta, jota varten tietojasi tarvitaan toistaiseksi). Esimerkiksi kirjanpitäjämme ja toiminnanjohtajamme säilyttävät palkkioiden ja palkkojen maksuun liittyvät henkilötiedot kuuden vuoden ajan.  

8. Evästeet

Verkkosivustolla www.tilaataiteilijuuteen.fi käytetään evästeitä, jotta sivusto toimii ja sitä voi käyttää. 

Evästeet ovat pieniä, tietokoneesi tai mobiililaitteesi selaimelle tallennettavia tekstitiedostoja, jotka eivät vahingoita laitettasi. Evästeet tunnistavat tietokoneesi tai mobiililaitteesi, kun tulet palveluun ja liikut sen sisällä. 

Verkkosivujemme evästeiden avulla kerätään myös tietoa sivuston käytöstä ja kehitetään sivustoa. Evästeiden avulla ei kerätä henkilötietojasi tai selaushistoriaasi. Sinua ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. 

Tietokoneesi selaimen tai mobiililaitteen asetuksista voit hallita evästeiden käyttöä tai halutessasi estää ne kokonaan. Jos estät asetuksistasi evästeiden käytön kokonaan, et välttämättä pysty käyttämään verkkosivuamme. 

Sivustolla kerätään esimerkiksi kävijätilastoja Google Analyticsilla ja se käyttää evästeitä. 

Google Analytics

Verkkosivuillamme käytetään Google Analyticsia. Google Analytics on Googlen analysointityökalu. Analytics kertoo Tilaa taiteilijuuteen -hankkeen työntekijöille, miten sivuston vierailijat käyttävät sivustoa. Emme voi yksilöidä tai paikantaa tiettyä käyttäjää saamiemme tietojen perusteella. 

Google Analytics voi käyttää evästeitä kerätäkseen tietoa ja raportoidakseen sivustojen käyttötietoja yksilöimättä Googlen yksittäisiä kävijöitä. Google Analyticsin eniten käyttämä eväste on _ga-eväste. 

Google Analyticsin keräämää dataa Googlen verkko-omaisuuksista ja mainosevästeitä voidaan sivustojen käyttötilastojen raportoinnin lisäksi käyttää myös osuvampien mainosten valintaan Googlen tuotteissa (kuten Google Haussa) ja muualla verkossa sekä mittaamaan vuorovaikutusta mainosten kanssa. 

Lue lisätietoja Analyticsin evästeistä ja tietosuojasta (siirryt Googlen sivuille). 

 

Evästeiden estäminen ja tyhjentäminen

Voit estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimesi asetuksia. Ohjeita eri selaimille: 

• Google Chrome (Googlen ohje) 
• Mozilla Firefox (Mozillan ohje) 
• Safari (Macin ohje) 
• Microsoft Edge (Microsoftin ohje) 

 

9. Tietojen luovuttaminen ulkopuolisille tahoille tai siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille tai siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se ei ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Joitakin tietoja luovutetaan toimijoille, joiden kanssa meillä on toimeksiantosopimus. Esimerkiksi palkkionsaajien tiedot ilmoitetaan kirjanpitäjällemme. 

Kultuuria kaikille -palvelun kirjanpitäjä on tällä hetkellä Taloustaivas Oy: Taloustaivaan tietosuoja- ja rekisteriseloste (siirryt Taloustaivaan sivuille)

Henkilötietoja voidaan luovuttaa eteenpäin, jos viranomainen tai laki vaatii.

10. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on omiin henkilötietoihinsa?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus: 

• tarkastaa, mitä henkilötietoja sinusta on tallennettu hankkeen rekistereihin 
• saada virheellinen henkilötietosi korjattua 

• saada henkilötietosi poistettua rekisteristä, jos hankkeella ei ole enää perustetta jatkaa tietojen käyttöä 
• peruuttaa mahdolliset suostumuksesi henkilötietojesi käyttöön 
• vastustaa henkilötietojesi käyttöä 
• rajoittaa henkilötietojesi käyttöä 
• kieltää sähköiset tiedotteet lähettämällä sähköpostia osoitteeseen salla.fagerstrom@cultureforall.fi

• saada tietosi siirrettyä järjestelmästä toiseen 
• tehdä valitus hankkeen toiminnasta tietosuojavaltuutetun toimistoon. 

 

Voit tehdä oikeuksiasi koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä meihin: 

• sähköpostitse salla.fagerstrom@cultureforall.fi 

• postilla osoitteeseen Yhdenvertaisen kulttuurin puolesta ry, Kaapelitehdas, Tallberginkatu 1/48, 00180 Helsinki. 

 

Tarvittaessa pyydämme sinua todistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme sinulle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). 

11. Minkä maan lainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan?

Kulttuuria kaikille -palvelun henkilörekisteriin ja siihen sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta. 

12. Miten voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta?

Kehitämme palvelujamme ja toimintaamme jatkuvasti, ja sen takia myös henkilötietojen käsittelyyn voi tulla muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muutoksia. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme, että tutustut tietosuojaselosteemme sisältöön säännöllisesti. 

Ilmoitamme sinulle, jos alamme käyttää henkilötietojasi muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötietosi kerättiin. Ilmoitamme asiasta ja uudesta tietosuojaselosteesta etukäteen. Jos tietosuojaselosteeseen tulee muita muutoksia, ilmoitamme niistä hankkeen verkkosivuilla